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华侨大学 外事综合管理信息系统

华侨大学于1960年经周恩来总理批准,创办于福建泉州,是中央统战部直属,由中央统战部、教育部、福建省人民政府共同建设的普通高等学校。1983年中共中央确定华侨大学为“国家重点扶植的大学”。2018年入选福建省“双一流”建设高校。

学校大力推进国际交流合作,已与五大洲44个国家和地区的280多所高校、科研机构和政府部门签署合作协议。作为中国政府奖学金来华留学招生院校,在全球设立了136个办事或招生机构。学校坚持“面向海外,面向港澳台”的办学方针,秉承“为侨服务,传播中华文化”的办学宗旨,努力服务国家侨务与公共外交工作,助力“一带一路”建设。

我司为华侨大学定制开发的外事综合管理信息系统,包括“教师因公出国(境)管理”、“外宾公务接待管理”、“合作协议管理”、“学生交流项目管理”、“国际会议管理”、“外籍专家管理”、“绩效管理”、“系统管理”等模块。

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一、 因公出国(境)管理

随着师生赴国(境)外交流逐渐增多,出访政策不断调整,给师生出访申请增添了很大的难度,同时也给管理员增添了更多负担,严重影响管理和服务效率,针对以上问题,因公临时出国(境)模块真正做到了服务转型 办事跑断腿”变为“数据跑路”的服务管理新模式,系统整合所有出访申请所需材料,提供智能化填写表单,针对不同情况,如计划外行政团组出访、需要办理签证、双跨团组等情况,系统自动向申请人提供对应情况的丰富的提示和信息校验,同时系统可自动通过申请人历史信息中获取关键信息,避免重复填写,便捷高效;支持待办人代理申请;提交申请后系统自动根据人员类别自动流转到对应部门进行审核,申请人只需留意办理短信提醒即可;如有特殊情况,如受疫情影响,需要延期出访,系统支持线上提交出访申请;每周系统也会生成事中监督报告,审核情况周报;支持通过系统生成校内申请表、备案表、护照登记表、签证办理材料等多种申请材料。

因公临时出国(境)主要包括:年度计划申报、出国(境)申请、出国(境)公示、延期出访申请、事中监督、审批周报、出访总结、查询统计等管理功能。

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二、外宾公务接待

外宾公务接待主要分为政要预报申请和来访申请。如来访人员中有外国政要人员,需要在系统中进行预报申请,提供外国政要人员姓名、国别、职务等重要信息,普通人员来访可直接通过来访申请入口进行申请;可邀请校领导参与接待;接待结束后,申请人可通过系统上传总结材料。管理员可对来访接待进行数据查询和统计。

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三、合作协议管理

合作协议模块主要由学院教师在线填报协议信息,由相关负责人进行审核,审核通过后管理员可进行综合查询,导出信息等操作。

四、学生交流项目

学生交流项目主要包含出国交流项目、港澳台交流项目、交流奖助学金、安全台账、来校交流项目、综合查询6个模块。交流项目中又分为校级交流项目、院级交流项目,每个级别再分为联合培养、学分交流、假期研学、其他。

由管理员先发布项目,并设置名额,学生通过系统进行填报,之后再进行校内审核、录取、派出等操作。管理员可通过安全台账详细记载事件的起因、经过及采取措施、结果等。学生可根据实际情况进行交流奖励学金申请,并进行审核。

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由管理员发布报名批次,学生通过批次依次完成个人信息填报,然后由管理员审核,录取,支持一键生成录取通知书和发送录取通知。已录取的学生自动进入学籍管理,管理员可以维护学籍信息,学生可在线提交奖学金申请。

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五、涉外会议

涉外会议主要分为会议预报、会议申报、参与涉外会议三块,教师可系统内填报会议预报信息,国际处可设置会议预报填报时间;会议即将开始时教师可进行会议申报的填写,系统可自动带入会议预报的信息,无需重复填写,会议信息提交后由相关负责人进行审核,会议结束后,教师可通过系统填报会议总结信息。如果教师需要参加涉外会议,可通过系统填报参与涉外会议进行备案。

六、外籍专家管理

管理员可以添加长期外籍专家、港澳台专家信息,系统根据长期专家护照、聘用合同进行到期提醒。学院可在线提交短期外专(含港澳台)项目申报,并由相关人员进行审核;管理员可根据专家姓名、聘用单位、类型等关键信息检索查询和统计。

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七、绩效管理

绩效管理主要分为学生绩效管理、教师绩效管理。

学生绩效管理主要根据学生交流管理模块中学生国(境)外交流和来校交流两个模块数据为基础,集成研究生院、教务处端数据,根据设定公式自动计算各个单位考核分数。

教师绩效管理由管理员设置各项指标,可定义各个指标需要收集的字段,并设定该字段是否必填等信息。由各个学院负责人提交绩效考核申报材料,最后按照设定公式自动生成考核分数,并生成学院排名信息。

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